Oregon State University Division of Extension and Engagement Supplemental Privacy Policy

v. 1.2
Effective date: 11-17-2025

Policy Summary

• This is a Privacy Policy for the Oregon State University Division of Extension and Engagement (OSU).
• The Privacy Policy explains how OSU collects, uses, and shares Personal Information from users of its Services and Websites.
• The Privacy Policy also defines some terms, such as Account, Cookies, Usage Data, and Third-party Social Media Service.
• The Privacy Policy requires users to agree to its terms and conditions before accessing any Services. If users are minors, their parents or legal guardians must agree on their behalf.

Policy

The Oregon State University Division of Extension and Engagement (OSU) follows this Privacy Policy in the collection, use, sharing, archiving, and destruction of Personal Information. This Privacy Policy is supplemental to the Privacy Notice for Oregon State University.

OSU does not collect Personal Information (e.g., name, address or telephone number) unless required by law or You voluntarily provide it to us, for example by using our Services, sending email, participating in a survey, or completing a form, or You provide to a third party with permissions to share with OSU.

OSU uses Personal Information in accordance with this policy, including to provide and improve our services to you. By using our services, You agree to the collection and use of information in accordance with this Privacy Policy.

If You are a minor, then Your parent or legal guardian must review and agree to this Privacy Policy on Your behalf prior to You accessing any Services.

Interpretation and Definitions

Interpretation

Capitalized words have meanings defined below, regardless of whether they appear in singular or in plural.

Definitions

For the purposes of this Privacy Policy:

• Account means a unique account created for You to access our Services or parts of our Service.
• OSU means Oregon State University Division of Extension and Engagement, 1500 SW Jefferson Way Corvallis, OR 97331.
• Cookies are small files that are placed on Your computer, mobile device or any other device by a website, containing the details of Your browsing history on that website among its many uses.
• Personal Information means any information that relates to an identified or identifiable individual.
• Service means the Website and related support services.
• Third-party Social Media Service means any non-OSU website or any social network website through which a User can log in or create an account to use the Service.
• Usage Data means data collected automatically, either generated by the use of the Service or from the Service infrastructure itself (for example, the duration of a page visit).
• Website means OSU websites, including but not limited to Professional and Continuing Education, accessible from https://pace.oregonstate.edu, the OSU Extension Service, accessible from https://extension.oregonstate.edu, and the division website from https://engagement.oregonstate.edu.
• You(r) means the individual accessing or using the Service, or the company, or other legal entity on behalf of which such individual is accessing or using the Service, as applicable.
• MMS means "Multimedia Messaging Service," which is a technology that enables sending group messages or messaging content containing elements such as text, videos, images, and GIFs to Message recipients.
• SMS means "Short Message Service," which is a technology that enables sending messaging content consisting of short text Messages to recipients.

Collecting and Using Your Personal Information

Types of Data Collected

Personal Information

While using our services, OSU may ask You to provide us with certain Personal Information that can be used to contact or identify You. Personal Information includes, but is not limited to:

• Email address
• First name and last name
• Phone number
• Address, City, State, Province, or ZIP/Postal code
• Usage data
• Personal demographics
• Date of birth
• Accommodations need
• Health considerations based on activity
• Photo
• Relevant identification number(s) for organizational or state credentials
• Emergency contact name and phone number
• Program specific information
• Consent forms and liability waivers

Usage Data

When You visit our Website, OSU automatically collects certain usage data that may be Personal Information, such as:

• Domain, country, IP address
• Browser, platform, resolution
• Entrance-Exit Pages, Referrals
• Date, Time
• Search Terms and Search Engines

This information is used to maintain the quality of our Service and to provide general statistics regarding the use of our Website. We may also use this data to personalize Your experience, to understand how our Services are used, and to improve our offerings. We do not share this information with third parties except as necessary to provide our Services or as required by law.

Information from Third-Party Social Media Services

The University allows You to create an Account and log in to use the Service through the following Third-party Social Media Services:

• Google
• Microsoft
• LinkedIn

If You decide to register through or otherwise grant us access to a Third-Party Social Media Service, OSU may collect Personal Information that is already associated with Your Third-Party Social Media Service's account, such as Your name and Your email address.

Tracking Technologies and Cookies

OSU uses Cookies and similar tracking technologies to track the activity on the Service and store certain information. Tracking technologies used are beacons, tags, and scripts to collect and track information and to improve and analyze Our Service. The technologies OSU uses may include:

• Cookies or Browser Cookies. You can instruct Your browser to refuse all Cookies or to indicate when a Cookie is being sent. However, if You do not accept Cookies, You may not be able to use some parts of the Service. Unless You have adjusted Your browser setting so that it will refuse Cookies, the Service may use Cookies.
• Web Beacons. Certain sections of the Service and OSU emails may contain small electronic files known as web beacons (also referred to as clear gifs, pixel tags, and single-pixel gifs) that permit OSU, for example, to count users who have visited those pages or opened an email and for other related website statistics (for example, recording the popularity of a certain section and verifying system and server integrity).

Use of Your Personal Information

OSU may use Personal Information for the following purposes:

• To provide and maintain the Service, including to monitor the usage of the Service.
• To manage Your Account: to manage Your registration as a user of the Service. The Personal Information You provide can give You access to different functionalities of the Service that are available to You as a registered user.
• For the performance of a contract: the development, compliance and undertaking of the contract for the products, items, or services You have received or purchased, or of any other contract with Us through the Service.
• To contact You: To contact You by email, telephone calls, SMS, MMS or other equivalent forms of electronic communication, such as a mobile application's push notifications regarding updates or informative communications related to the functionalities, products, or contracted services, including the security updates, when necessary or reasonable for their implementation.
• To provide You with news, special offers and general information about other goods, services and events which we offer that are similar to those that You have already purchased or enquired about unless You have opted not to receive such information.
• To manage Your requests: To attend and manage Your requests to OSU.
• To meet local, state, and federal reporting: OSU tracks race, ethnicity, and gender data only as required by applicable laws. This type of Personal Information is restricted in who can see it. It is only used in aggregate and without personally identifying information to fulfill reporting requirements.
• For other purposes: OSU may use Your information for other purposes, such as data analysis, identifying usage trends, determining the effectiveness of our promotional campaigns and to evaluate and improve the Service, products, services, marketing and Your experience.

Disclosure of Personal Information

OSU uses the Personal Information OSU collects to further the missions of Oregon State OSU. OSU does not sell online Personal Information that is collected. Personal Information is routinely shared among OSU affiliates to advance and support the overall missions of OSU. These affiliates include:

• Oregon State University Foundation
• Oregon State University Alumni Association

We may share Personal Information with external organizations that collaborate with OSU for programmatic delivery.

Your Choices Regarding Email Communication

We may send You marketing and promotional communications by email. We provide You with the opportunity to manage Your communications preferences and opt out of receiving these messages.

• You can stop receiving promotional email communications by clicking the "unsubscribe" provided at the bottom of every marketing email we send You. We make every effort to promptly process all unsubscribe requests.

Important Note on Service-related Communications

Please be aware that even if You opt out of marketing communications, we may still contact You with emergency messages and important, non-marketing-related administrative messages, such as registration confirmations, payment receipts, or updates to our Privacy Policy.

Text and SMS Messaging

OSU uses text messaging (SMS and MMS) for individual communications and emergency communications only. Disclaimers:

• Messaging and data rates may apply
• Notwithstanding anything to the contrary in this privacy policy, Your consent to receive SMS messages applies solely to us. It does not apply to the activities of any third party. We will not share Your mobile number with any third party for their marketing or promotional purposes.
• Message frequency varies and may be impacted by Your role in, and the number or, Your programs and activities, and Your requests for information.
• Message content varies and You may receive informational updates, emergency alerts, or promotional content related to university programs.

For individual communications, we may send an informational message or reply to Your phone number.

Excluding emergency text messages, You may opt-out of text messaging via our privacy center, or contact us at [email protected].

Individual services typically support the following text commands:

• Reply STOP to unsubscribe
• Reply HELP for assistance
• Reply START to re-subscribe

Retention and Requests for Deletion of Your Personal Information

Your information will be retained by OSU in accordance with legal requirements, including applicable state and federal laws. Subject to such obligations, requiring us to retain your data, your information will be destroyed upon your request. The manner of destruction shall be appropriate to preserve the confidentiality of Your Personal Information given the level of sensitivity of the data.

To contact OSU Extension and Engagement for privacy related requests, contact us at [email protected] with the subject of Personal Information Removal Request. In some cases, such as to meet legal requirements, we may not be able to remove your Personal Information. Requests to unsubscribe from marketing communications will be processed promptly.

Processing of Your Personal Information

Your information, including Personal Information, is processed at OSU's and OSU’s contractor’s operating facilities and in any other places where the parties involved in the processing are located. It means that this information may be transferred to — and maintained on — computers located outside of Your state, province, country or other governmental jurisdiction where the data protection laws may differ than those from Your jurisdiction.

Your consent to this Privacy Policy followed by Your submission of such information represents Your agreement to that transfer.

Links to Other Websites

The Service may contain links to other websites that are not operated by OSU. If You click on a third-party link, You will be directed to that third party's site. OSU strongly advises You to review the Privacy Policy of every site You visit.

OSU has no control over and assumes no responsibility for the content, privacy policies or practices of any third-party sites or services.

Updates to This Privacy Notice

OSU may update or change this notice at any time. You are responsible for reviewing this notice prior to each use of OSU Services. Your continued use of OSU’s Services, related services, and applications after any such change indicates Your acceptance of these changes.

Contact Us

If you have any questions about this Privacy Policy, You can contact us:

• By email: [email protected]

Póliza de Privacidad Adicional de la División de el Servicio de Extensión y Participación (Extension and Engagement) de Oregon State University (OSU)

v. 1.2
Fecha de entrada en vigor: 11-17-2025

Resumen de la Política de Privacidad

• Esta es la Política de Privacidad de la División de Extensión y Participación de Oregon State University (OSU).

• La Política de Privacidad explica cómo OSU recopila, usa y comparte la información personal de los usuarios de sus servicios y sitios web.

• La Política de Privacidad también define algunos términos, como cuenta, cookies, datos de uso y servicio de redes sociales de terceros.

• La Política de Privacidad requiere que los usuarios acepten sus términos y condiciones antes de acceder a cualquier servicio. Si los usuarios son menores de edad, sus padres o tutores legales deben aceptar en su nombre.

Póliza

La División de Extensión y Participación de la Universidad Estatal de Oregon (OSU) sigue esta Póliza de Privacidad en la colección, uso, uso compartido, archivo y destrucción de información personal. Esta Póliza de Privacidad es complementaria al Aviso de Privacidad para Oregon State University.

OSU no recopila información personal (por ejemplo, nombre, dirección o número de teléfono) a menos que sea requerido por ley o usted voluntariamente nos la proporcione, por ejemplo, utilizando nuestros servicios, enviando un correo electrónico, participando en una encuesta o completando un formulario, o usted proporciona un tercer permiso para compartir con OSU.

OSU utiliza la información personal de acuerdo con esta póliza, incluso para proporcionarle y mejorar nuestros servicios. Al utilizar nuestros servicios, usted acepta la recopilación y el uso de información de acuerdo con esta Póliza de Privacidad.

Si usted es menor de edad, sus padres o su tutor legal deben revisar y aceptar esta Política de Privacidad en su nombre antes de que acceda a cualquier servicio.

Interpretación y Definiciones

Interpretación

Las palabras en mayúsculas tienen significados definidos a continuación, independientemente de si aparecen en singular o en plural.

Definiciones

Para el propósito de esta Póliza de Privacidad

• Cuenta significa una cuenta única creada para que Usted acceda a nuestros servicios o partes de nuestro servicio.

• OSU significa División de Extensión y Participación de Oregon State University (OSU), 1500 SW Jefferson Way Corvallis, OR 97331.

• Las “cookies” son pequeños archivos que se colocan en su computadora, teléfono móvil o cualquier otro dispositivo por un sitio web, que contiene los detalles de su historia de navegación en ese sitio web entre sus muchos usos.

• Información personal significa cualquier información relacionada con un individuo identificado oidentificable.

• Servicio significa el sitio web y los servicios de soporte relacionados.

• Servicio de redes sociales de terceros significa cualquier sitio web no perteneciente a OSU o cualquier sitio web de redes sociales a través del cual un usuario puede iniciar sesión o crear una cuenta para usar el Servicio.

• Datos de uso significa datos recopilados automáticamente, ya sea generados por el uso del servicio o de la propia infraestructura de servicio (por ejemplo, la duración de una visita a la página).

• Sitio web significa sitios web de OSU, incluyendo pero no limitado a la Educación Profesional y Continua, accesible desde https://pace.oregonstate.edu, el Servicio de Extensión de OSU, y el sitio web de la división en https://engagement.oregonstate.edu.
• Usted se refiere a la persona que accede o utiliza el servicio, o la empresa u otra entidad legal en cuyo nombre dicha persona está accediendo o utilizando el Servicio, según corresponda.
• MMS significa Servicio de Mensajería Multimedia. Es una tecnología que permite enviar mensajes grupales o mensajes que incluyen texto, videos, imágenes y GIF a los destinatarios.
• SMS significa Servicio de Mensajería de Texto. Es una tecnología que permite enviar mensajes de texto cortos a los destinatarios.

Recopilación y uso de su información personal

Tipos de datos collectados

Información personal

Durante el uso de nuestros servicios, OSU puede pedirle que nos proporcione cierta información personal que se puede utilizar para contactarlo o identificarlo. La información personal incluye, pero no se limita a:

• Correo electrónico

• Nombre y apellidos

• Número de teléfono

• Dirección, ciudad, estado, provincia o código postal

• Datos de uso

• Demografía personal

• Fecha de nacimiento

• Adaptaciones necesarias

• Consideraciones de salud basadas en la actividad

• Foto

• Número(s) de identificación pertinente para las credenciales organizativas o estatales

• Nombre de contacto de emergencia y número de teléfono

• Información específica del programa

• Formularios de consentimiento y exenciones de responsabilidad

Datos de uso

Cuando visita nuestro sitio web, OSU recopila automáticamente ciertos datos de uso que pueden ser información personal, como:

• Dominio, país, dirección IP

• Navegador, plataforma, resolución

• Páginas de entrada-salida, referencias

• Fecha, hora

• Términos de búsqueda y motores de búsqueda

Esta información se utiliza para mantener la calidad de nuestro servicio y para proporcionar estadísticas generales sobre el uso de nuestro sitio web. También podemos usar estos datos para personalizar su experiencia, entender cómo se utilizan nuestros servicios y mejorar lo que ofrecemos. No compartimos esta información con terceros, excepto cuando es necesario para brindar nuestros servicios o cuando lo requiere la ley.

Información de servicios de redes sociales de terceros

La Universidad le permite crear una cuenta e iniciar sesión para usar el servicio a través de los siguientes servicios de redes sociales de terceros:

• Google

• Facebook

• Microsoft

• Twitter

• LinkedIn

Si decide registrarse a través de un servicio de redes sociales de terceros o concedernos acceso a él, OSU puede recopilar información personal que ya esté asociada con la cuenta del servicio de redes sociales de terceros, como su nombre y su dirección de correo electrónico.

Tecnologías de seguimiento y cookies

OSU utiliza cookies y tecnologías de seguimiento similares para rastrear la actividad en el Servicio y almacenar cierta información. Las tecnologías de seguimiento utilizadas son balizas, etiquetas y scripts para recopilar y rastrear información y para mejorar y analizar nuestro servicio. Las tecnologías que utiliza OSU pueden incluir:

• Cookies o cookies del navegador. Puede indicar a su navegador que rechace todas las cookies o que indique cuándo se envía una cookie. Sin embargo, si no acepta las cookies, es posible que no pueda utilizar algunas partes del servicio. A menos que haya ajustado la configuración de su navegador para que rechace las cookies, el servicio puede usar cookies.

• Balizas de web. Ciertas secciones del servicio y los correos electrónicos de OSU pueden contener pequeños archivos electrónicos conocidos como balizas de web (también conocidos como gifs claros, etiquetas de píxeles y gifs de un solo píxel) que permiten a OSU, por ejemplo, contar los usuarios que han visitado esas páginas o abierto un correo electrónico y para otras estadísticas relacionadas con el sitio web (por ejemplo, registrar la popularidad de una determinada sección y verificar la integridad del sistema y el servidor).

Uso de su información personal

OSU puede utilizar la Información Personal para los siguientes fines:

• Proporcionar y mantener el Servicio, incluyendo el seguimiento del uso del servicio.

• Para administrar su cuenta: para administrar su registro como usuario del Servicio. La información personal que usted proporciona puede darle acceso a diferentes funcionalidades del servicio que están disponibles para usted como usuario registrado.

• Para la ejecución de un contrato: el desarrollo, cumplimiento y compromiso del contrato para los productos, artículos o servicios que usted haya recibido o comprado, o de cualquier otro contrato con nosotros a través del servicio.

• Para contactarlo: Para contactarlo por correo electrónico, llamadas telefónicas, SMS u otras formas equivalentes de comunicación electrónica, como las notificaciones push de una aplicación móvil sobre actualizaciones o comunicaciones informativas relacionadas con las funcionalidades, productos o servicios contratados, incluidas las actualizaciones de seguridad, cuando sea necesario o razonable para su aplicación.

• Para proporcionarle noticias, ofertas especiales e información general sobre otros bienes, servicios y eventos que ofrecemos que sean similares a los que ya ha comprado o solicitado, a menos que haya optado por no recibir dicha información.

• Para gestionar sus solicitudes: Para atender y gestionar sus solicitudes a OSU.

• Para cumplir con los informes locales, estatales y federales: OSU realiza un seguimiento de la raza, la etnia y los datos de género solo según lo exijan las leyes aplicables. Este tipo de información personal está restringida en quién puede verla. Solo se utiliza en conjunto y sin información de identificación personal para cumplir con los requisitos de presentación de informes.

• Para otros fines: OSU puede utilizar Su información para otros fines, como análisis de datos, identificación de tendencias de uso, determinación de la efectividad de nuestras campañas promocionales y para evaluar y mejorar el servicio, productos, servicios, mercadotecnia y su experiencia.

Divulgación de información personal

OSU utiliza la información personal que OSU recopila para promover las misiones de la Universidad Estatal de Oregon. OSU no vende información personal en línea que se recopila. La información personal se comparte rutinariamente entre los afiliados de OSU para avanzar y apoyar lasmisiones generales de OSU. Estos afiliados incluyen:

• Fundación de la Universidad Oregon State University

• Asociación de Alumnos egresados de la Universidad Estatal de Oregon

En algunos casos, podemos compartir información personal con organizaciones externas que trabajan con OSU para ofrecer programas.

Retención y solicitudes de eliminación de su información personal

Su información será retenida por OSU de acuerdo con los requisitos legales, incluyendo las leyes estatales y federales aplicables. Sujeto a dichas obligaciones, que requieren que retengamos sus datos, su información será destruida a petición suya. La forma de destrucción de sus datos será adecuada para preservar la confidencialidad de su información personal dado el nivel de sensibilidad de los datos.

Para solicitar la eliminación de su información personal, póngase en contacto con nosotros en [email protected] con el tema de solicitud de eliminación de información personal. En algunos casos, como para cumplir con los requisitos legales, es posible que no podamos eliminar su información personal.

Sus opciones sobre las comunicaciones por correo electrónico

Podemos enviarle comunicaciones de marketing y/o promocionales por correo electrónico. Le ofrecemos la opción de administrar sus preferencias de comunicación y darse de baja de estos mensajes en cualquier momento.

• Puede dejar de recibir correos electrónicos promocionales haciendo clic en el enlace de “cancelar suscripción” que aparece al final de cada correo de marketing que le enviamos. Hacemos todo lo posible por procesar las solicitudes de cancelación de suscripción de manera oportuna.

Nota importante sobre las comunicaciones relacionadas con el servicio

Tenga en cuenta que, aunque usted decida no recibir comunicaciones de marketing, aún podemos comunicarnos con usted para enviarle mensajes de emergencia y mensajes administrativos importantes que no son de marketing, como confirmaciones de registro, recibos de pago o actualizaciones de nuestra Política de Privacidad.

Text and SMS Messaging

• Pueden aplicarse cargos por mensajes y datos.
• Independientemente de cualquier disposición en contrario en esta Política de Privacidad, su consentimiento para recibir mensajes SMS se aplica únicamente a nosotros. No se aplica a las actividades de terceros. No compartiremos su número de teléfono móvil con ningún tercero para fines de marketing o promoción.
• La frecuencia de los mensajes puede variar y puede verse afectada por su participación en programas y actividades, la cantidad de estos, y sus solicitudes de información.
• El contenido de los mensajes puede variar e incluir actualizaciones informativas, alertas de emergencia o contenido promocional relacionado con programas universitarios.

Para comunicaciones individuales, podemos enviarle un mensaje informativo o responder a su número de teléfono.

Excepto en el caso de mensajes de texto de emergencia, usted puede optar por dejar de recibir mensajes de texto a través de nuestro centro de privacidad o comunicarse con nosotros en [email protected].

Los servicios individuales generalmente admiten los siguientes comandos de texto:

• Responda STOP para cancelar la suscripción
• Responda HELP para recibir ayuda
• Responda START para volver a suscribirse

Retention and Requests for Deletion of Your Personal Information

Su información será conservada por OSU de conformidad con los requisitos legales, incluidas las leyes estatales y federales aplicables. Sujeto a estas obligaciones que nos exigen conservar sus datos, su información será eliminada a solicitud suya. La eliminación se realizará de manera adecuada para proteger la confidencialidad de su Información Personal, según el nivel de sensibilidad de los datos.

Para comunicarse con OSU Extension and Engagement sobre solicitudes relacionadas con la privacidad, contáctenos en [email protected] con el asunto "Solicitud de eliminación de información personal". En algunos casos, como para cumplir con requisitos legales, es posible que no podamos eliminar su Información Personal. Las solicitudes para cancelar la suscripción a comunicaciones de marketing se procesarán de manera oportuna.

Processing of Your Personal Information

Su información, incluida la Información Personal, se procesa en las instalaciones operativas de OSU y de los contratistas de OSU, así como en cualquier otro lugar donde se encuentren las partes involucradas en el procesamiento. Esto significa que esta información puede ser transferida y almacenada en computadoras ubicadas fuera de su estado, provincia, país u otra jurisdicción gubernamental, donde las leyes de protección de datos pueden ser diferentes a las de su jurisdicción.

Su consentimiento a esta Política de Privacidad, seguido del envío de dicha información, representa su aceptación de dicha transferencia.

Enlaces a otros sitios web

El Servicio puede contener enlaces a otros sitios web que no son operados por OSU. Si usted hace clic en un enlace de un tercero, será dirigido al sitio de ese tercero. OSU le recomienda revisar la Política de Privacidad de cada sitio que visite.

OSU no tiene control ni asume responsabilidad alguna por el contenido, las políticas de privacidad o las prácticas de sitios o servicios de terceros.

Actualizaciones de este Aviso de Privacidad

OSU puede actualizar o modificar este aviso en cualquier momento. Usted es responsable de revisar este aviso antes de cada uso de los Servicios de OSU. El uso continuo de los Servicios de OSU, los servicios relacionados y las aplicaciones después de cualquier cambio indica su aceptación de dichos cambios.

Contáctenos

Si usted tiene alguna pregunta sobre esta Política de Privacidad, puede comunicarse con nosotros:

Por correo electrónico: [email protected].